Een foutje is zo gemaakt

Bij de voorbereiding van de workshop "Doe meer met minder MS Excel" heb ik een bestaand Excel-overzicht dat ik een tijd geleden kreeg bij een klant vertaald naar een Alteryx workflow. Het is een overzicht van de buitenlandse BTW die afgedragen moet worden onderverdeeld per land.

Al na 2 minuten werd me in Alteryx duidelijk dat er een foutieve verwijzing in de Excel stond. Een van de BTW waardes bleek niet opgenomen in de verwijzing van de SOM formule. Zo op het oog viel het foutje niet op. Jammer want hierdoor is de BTW aangifte vermoedelijk foutief verlopen en hopelijk heeft dit niet tot een boete geleid.

Een foutje in Excel is zo gemaakt. Iedereen maakt op zijn tijd fouten. Onvermijdelijk overkomt het u als Excel gebruiker ook. Het zijn vaak insluipers, typo's die onopgemerkt blijven. Meestal zijn de fouten wel op te lossen met extra controles. Deze zijn echter tijdrovend en worden in het algemeen niet als leuk werk beschouwd. Wat zou het betekenen als dit BTW overzicht met een geautomatiseerde workflow zou kunnen worden gegenereerd?

Onderstaande simpele Alteryx workflow doet precies dat wat het Excel sheet doet:

Het opent de Excel met de BTW regels, selecteert de juiste kolommen en doet een telling per land. vervolgens schrijft het de totalen weg in het Excel bestand. Het is voor iedereen duidelijk wat deze workflow doet.

Niet alleen voorkomt dit fouten in verwijzingen, maar bovendien kan de verwerking veel sneller en bovendien veel gecontroleerder verlopen. Ook is de workflow herhaalbaar zodat de aangifte bij de volgende periode snel kan worden gedaan. Voordelen zijn het vergroten van vertrouwen in de gegevens, krijgen van meer zekerheid , garantie van kwaliteit en het hebben van meer tijd om andere dingen te doen.