Die Excel sheet....hoe was het ook alweer....

Een aantal jaar geleden nam ik het onderhouden van een planning systeem in MS Excel over. Excel is niet het eerste systeem waar je bij planning aan denkt, maar goed, je begint er toch aan. Het was een systeem waar heel wat logica verstopt zat in formules, macro´s en een groot aantal werkbladen. Omdat het nogal bewerkelijk was om een planning te maken besloot ik, als veredelde hobby, om de gebruikte macro´s en formules uit te breiden en verbeteren. Dat leidde tot een mooi automatisch proces waarbij ik door middel van een aantal menu opties een geheel automatische planning kon afleveren. Tot zover het goede nieuws.....

Na verloop van tijd moesten er wijzigingen in de planningswerkwijze worden doorgevoerd. Dat bleek geen gemakkelijke opgave. De gebruikte, soms complexe, formules zijn niet gemakkelijk te doorgronden, de macro´s bleken hele programma´s, je ziet niet in een oogopslag hoe de data door je spreadsheet loopt, laat staan of de formules en macro´s doen wat ze zouden moeten doen. De "hoe was het ook alweer?" vraag spookt regelmatig door je hoofd. Dat geeft op zijn zachtst gezegd niet heel veel vertrouwen in het resultaat. Een goede manuele controle of de opgeleverde planning het verwachte resultaat op had geleverd was nodig. Vrij vertaal kost het iedere keer weer veel tijd.

Achteraf gezien was het beter geweest om eerder te kiezen voor andere, meer visuele tools om een planning te maken. De overgang van het gemakkelijk Excel naar een meer specifieke tool zorgt vrijwel altijd voor een stuk rework. En hoe verder je gaat met het verbeteren van dat spreadsheet hoe groter de inspanning om over te stappen. En op welk moment stap je dan over? Om je te helpen met het nemen van dergelijke besluiten is een informatie competence center in je bedrijf, met daarin dataliefhebbers, een grote steun. Doordat de mensen van het informatie competence center over de juiste en handige gereedschappen beschikken gekoppeld aan hun groeiende expertise, zorg je ervoor dat jouw Excel sheets geen tijdrovend eigen leven gaan leiden maar tot betrouwbare en blijvend bruikbare informatieproducten worden gepromoveerd.

Hoe zorg jij voor vertrouwen in je informatie?